Les magasins saisonniers, tels que ceux situés dans les stations balnéaires ou à la montagne connaissent, souvent à la même période, des pics d’activité. Ces hausses d’activité peuvent représenter, pour certains, jusqu’à 60% de leur chiffre d’affaires annuel.
Cependant, absorber cette forte affluence à la fois sans perdre une once de chiffre d’affaires potentiel et l’équilibre économique nécessite d’adapter l’organisation du travail.
Beaucoup de paramètres sont à prendre en compte, ce qui nécessite d’y voir clair… Et surtout qui suppose d’être capable de mesurer et piloter la charge de travail supplémentaire saisonnière (flux clients et produits) pour surfer sur la vague des hautes saisons !
Cela tombe à pic, car c’est ce que nous vous proposons dans cet article.
Alors prêt ? Larguez les amarres, on met les voiles direction le cap « saisonnalité » !
I- Qu'est-ce que l'on comprend par pics d'activité ?
Définition
Les pics d’activité désignent des périodes où la charge de travail d’une entreprise, d’un service ou d’une équipe connaît une augmentation significative de son activité par rapport à la normale. Généralement ces pics génèrent un volume considérable de chiffre d’affaires qu’il est opportun de saisir.
Il existe deux types de pics d’activité :
Les pics anticipés :
- Les pics cycliques : ils reviennent chaque année à la même date.
- Les pics liés à des actions marketing ou commerciales comme les lancements de produits.
D’autres pics sont cependant moins prévisibles, notamment ceux liés aux aléas météorologiques ou aux crises.
Comment le retail est impacté par les pics d'activité ?
Durant ces périodes, les retailers doivent gérer un afflux de clients générant un volume de marchandises, de conseil et donc de ventes plus conséquent que la moyenne.
Ils doivent également faire face à des rotations produits beaucoup plus rapides, particulièrement dans l’alimentaire. Il faut alors prévoir le bon niveau de stocks et réassortir les rayons à la vitesse de l’éclair.
Les commandes e-commerce augmentent aussi quelques soient les canaux (drive, click & collect…), ce qui nécessite aussi d’adapter les créneaux horaires et les ressources pour les préparer.
Enfin, le volume du conseil à la vente augmente également. Il faut donc prévoir d’adapter la présence des vendeurs à ces nouveaux flux.
II- Comment anticiper et maîtriser les pics d'activité ?
Avoir conscience des pièges courants à éviter
Avant de connaître les clés pour maîtriser les pics d’activité, il faut avoir connaissance de certains pièges récurrents.
Premièrement, ne sous-estimez jamais l’importance d’une prévision fine et rigoureuse de la charge de travail. Une estimation approximative peut entraîner des conséquences lourdes en matière de coûts, de satisfaction client et de bien-être des équipes.
Deuxièmement, anticipez les besoins en formation des nouvelles recrues temporaires : une intégration efficace garantit une montée rapide en compétence et limite l’impact opérationnel négatif.
Troisièmement, même si l’activité est tendue en période de pics d’activité, il est indispensable de ne pas négliger les fondamentaux managériaux pour garder une équipe motivée et soudée.
Enfin quatrièmement, gardez constamment un œil sur l’évolution réelle de votre activité, comparée aux prévisions initiales, afin d’être capable d’adapter rapidement vos actions si nécessaire.
Théorie passée, place maintenant à la pratique !
Prévoir la montée et la baisse de la charge de travail
Pour éviter de tomber dans ces pièges, TimeSkipper a conçu un nouvel outil de simulation de charge. Ce dernier vous permet en quelques minutes d’établir précisément la charge de travail à laquelle sera confronté votre magasin. Vous verrez également la montée et la baisse progressive de cette charge.
Pour obtenir ces prévisions, trois étapes sont à suivre :
Étape 1 : émettre des hypothèses
Dans cette première étape, l’outil vous demande d’estimer un taux d’augmentation sur vos périodes de pics d’activité.
Vous pouvez effectuer ces prévisions à l’échelle du magasin ou à un niveau inférieur, c’est-à-dire au rayon ou même de la famille de produits (exemple : les glaces en été). Après un an d’utilisation, avec l’enregistrement des plannings de charge réelle, l’outil sera en mesure de vous proposer directement les hypothèses adéquates. Vous aurez ensuite la main de les modifier selon vos souhaits.
Étape 2 : estimer un volume de charge de travail sur les moments de pics
Une fois ces hypothèses posées, il devient facile d’anticiper la montée et la baisse en charge du magasin, semaine par semaine, jour par jour et heure par heure. Il est d’ailleurs possible que certains jours habituellement calmes se révèlent, en période de pic, être ceux où la charge de travail est la plus élevée.
En intégrant vos hypothèses dans l’outil, celui-ci calcule automatiquement la charge de travail à venir, et ce à tous les niveaux : magasin, rayon, famille.
Ce calcul s’appuie sur un référentiel de temps et de tâches élaboré par TimeSkipper à partir de chronométrages réalisés sur le terrain. C’est ainsi que vous obtenez une vision précise du volume de travail sur l’ensemble de la période, semaine par semaine, jour par jour, heure par heure. Vous pouvez alors visualiser la montée et la baisse en charge de votre magasin lors de fortes variations d’activité facilement.
Étape 3 : adapter l'adéquation charge de travail/ capacité
Une fois la prévision réalisée, il vous est maintenant simple d’identifier les moments où du renfort est nécessaire : TimeSkipper vous calcule le besoin en heures nécessaires à la semaine et par jour pour absorber la charge de travail.
Comment il procède ?
- TimeSkipper calcule par semaine et jour par jour la charge de travail à absorber.
- Il déduit ensuite le volume horaire des équipes permanentes
- Le reste représente le besoin en heures supplémentaires pour la période.
Les managers connaissent donc avec précision le nombre idéal de collaborateurs temporaires requis, le type (CDD, saisonniers, contrats d’intérims) et la durée optimale de leur contrat. Cette gestion fine permet d’éviter à la fois les coûts supplémentaires d’un sureffectif et les pertes potentielles dues à une pénurie temporaire de personnel.
III- Préserver l'engagement des équipes est crucial
Garder ses équipes engagées et performantes lors des pics d’activité ne s’improvise pas. Le rythme s’accélère, les repères habituels sont bousculés et de nouveaux collaborateurs, souvent saisonniers, viennent renforcer les effectifs. Dans ce contexte, le maintien de bonnes pratiques managériales est plus que jamais essentiel.
Première règle : anticiper
Il est stratégique de maintenir, en début de période, un socle de collaborateurs formés. Leur présence facilite l’onboarding des nouvelles recrues, assure une transmission rapide des savoir-faire, et crée un cadre rassurant dans un environnement sous tension.
Deuxième règle : favoriser la cohésion
La réussite de la période repose sur la capacité à créer un véritable amalgame entre équipes permanentes et saisonnières. TimeSkipper permet de piloter la charge de travail de manière équitable, en rendant visible la répartition des tâches et les objectifs associés. Cela facilite non seulement la collaboration, mais aussi la compréhension mutuelle des rôles de chacun.
Troisième règle : manager de près et avec bienveillance
Grâce à l’activité de brief structurée par TimeSkipper, vous pouvez communiquer efficacement sur les priorités du jour, les défis à relever, tout en créant un moment d’échange régulier. C’est aussi une opportunité pour prendre le pouls des équipes et ajuster l’organisation si besoin.
Enfin, valoriser les efforts, petits ou grands, permet de renforcer la motivation et de maintenir une dynamique collective positive — essentielle pour passer ce « coup de collier » dans les meilleures conditions.
Conclusion
Maîtriser les pics d’activité est un enjeu majeur pour garantir la qualité d’accueil du client et maintenir les équilibres économiques. Toutefois, elle repose sur une mise en application des fondamentaux managériaux qui permet un bon amalgame des équipes permanente et saisonnière. Avec l’aide d’un outil clé en main comme TimeSkipper, les entreprises peuvent désormais anticiper, organiser et optimiser leurs périodes d’activité intense, améliorant ainsi leur rentabilité, renforçant la satisfaction de leurs clients et préservant le bien-être et l’engagement de leurs équipes.
