Le secteur du bricolage a connu une réelle embellie ces deux dernières années. Cependant quelques signaux faibles se sont invités à la fête : inflation, difficultés d’approvisionnement, retards des livraisons liés à la crise du Covid et au conflit en Ukraine, ainsi qu’une baisse des volumes sur certains segments de marché … Un environnement exacerbant la difficulté à tirer son épingle du jeu dans la course à la part de marché, qui d’ailleurs bat son plein sur tous les fronts ! Autant dire que pour les équipes, l’épreuve est rude!
En effet, leur charge de travail augmente à mesure qu’elle se diversifie, et les variations d’activité déjà existantes s’accroissent de manière significative, avec notamment les tâches liées au e-commerce. Entre des contraintes de temps qui gagnent tant en intensité qu’en complexité, et la nécessité de maintenir leur productivité à moindre coût, les collaborateurs du point de vente subissent les flux et se retrouvent bien souvent en mode marathon de l’extrême, ou anarchie (dés)organisationnelle ! Comment alors absorber les transformations et leur poids économique sans tendre encore plus le modèle ?
Tout l’enjeu réside dans l’optimisation du couple charge de travail/capacité. On parle de la charge de travail calculée et la capacité à la couvrir, en allouant la bonne quantité de travail à chaque personne présente, dans des conditions de réalisation normales et d’équité entre équipes et collaborateurs, et ce, pour rendre chaque heure de travail la plus utile possible.
Pour y parvenir, la mise en place d’un dispositif ad hoc en trois étapes est incontournable. Démonstration …
1. Créer un référentiel de temps et de tâches
Pas facile quand on sait qu’il faut à la fois :
- identifier les tâches liées aux flux produits malgré un manque de vision sur les livraisons,
- gérer le conseil à la vente et le passage en caisse en maintenant un accueil de haut niveau,
- préparer les flux de commandes internet et assurer dans les temps la remise des marchandises (Drive, Click&Collect ou livraison à domicile),
- … sans dégrader la gestion globale et quotidienne du magasin.
La solution réside dans la capacité à définir un référentiel de temps et de tâches permettant de mesurer avec précision le volume de travail sur l’ensemble du magasin. Pour le réaliser, il convient d’identifier par processus les principales tâches, ainsi que les paramètres qui font varier la durée de chacune de ces tâches. Ensuite, vient le temps du chronométrage de ces tâches en s’assurant que les méthodes de travail pour les réaliser respectent les meilleures pratiques de l’enseigne.
2. Calculer la charge de travail en tenant compte du volume d’activité
Une fois le référentiel réalisé, le point de vente est en mesure de calculer la charge de travail –c’est-à-dire la durée des tâches- en tenant compte des volumes d’activité : temps de mise en rayon des produits, temps de conseil à la vente, temps de préparation des commandes internet, mais aussi durée de toutes les autres tâches liées à la gestion de chaque département ou secteur (contrôle des stocks, balisage, etc …).
3. Mettre en place un outil de pilotage quotidien de la charge
C’est un fait : on n’a pas encore trouvé le moyen de stocker le temps ! Ainsi, pour couvrir l’ensemble de la charge de travail et ses variations au quotidien, en veillant à ce que sa répartition soit toujours équitable, il est nécessaire de piloter quotidiennement l’activité, et ce, parfois même en quasi en temps réel !
L’exercice consiste à disposer d’une vision de la charge de travail de chaque collaborateur à tout moment de la journée et la comparer avec ses horaires planifiés. L’objectif : trouver des marges de manœuvres, libérer des heures sur les activités en surcharge et en ajouter sur d’autres, ou alors en économiser sur le long terme.
En s’appuyant sur le pilotage dynamique, les heures de travail sont réaffectées en fonction des besoins de l’activité, les collaborateurs ne subissent plus les flux et sont mieux occupés. L’efficacité opérationnelle est préservée et la satisfaction client maintenue. Une organisation vertueuse et flexible, qui permet de mieux garantir votre part marché voire l’augmenter et assurer la rentabilité de votre point de vente.
Si adopter cette démarche est essentiel, disposer du bon outil pour y parvenir l’est tout autant. A ce titre, Timeskipper accompagne les acteurs du bricolage sur toutes les étapes de la mise en place du dispositif de pilotage d’activité.
Au-delà d’une méthodologie éprouvée au fil des années et d’une expertise pointue des métiers opérationnels, la société Timeskipper met également à votre disposition sa plateforme de pilotage d’activité spécialisée pour la distribution. Découvrez ses technologies de machine learning pour prévoir de manière précise la charge de travail et appuyez-vous sur de puissants outils de modélisation, dimensionnement d’équipe et reporting, afin d’adapter votre organisation et garantir une croissance rentable à votre magasin !
