Dans le secteur de la distribution, le bon usage de l’heure de travail est devenu indispensable pour servir au mieux les clients et garantir la rentabilité du magasin. Piloter ce « bon usage de l’heure de travail » c’est s’assurer que chaque collaborateur est occupé à effectuer la bonne tâche, de la bonne manière, au bon moment et pendant la bonne durée ! Vaste programme dont le point départ est de se doter d’un référentiel de tâches et de temps digne de ce nom, qui repose sur une expertise des opérations en magasin, un savoir-faire et des techniques de chronométrage !
Entendons par chronométrage, la juste mesure du temps que va (et doit) prendre chaque tâche à être réalisée à un rythme régulier, ni trop rapide ou trop lent. Il s’agit ici de définir des temps de référence appelés temps unitaires moyens ou temps standards.
Référentiel de tâches, analyse de la donnée, calcul de temps unitaires moyens, et variétés des champs d’application pour faire progresser le magasin : Timeskipper vous livre les clés de la réussite d’une campagne de chronométrage, et met à votre disposition tout son savoir-faire en la matière.
UNE PREPARATION RIGOUREUSE POUR UN CHRONOMETRAGE PERTINENT ET EXPLOITABLE
Le travail amont est tout aussi important que le chronométrage en lui-même. En effet, il est essentiel tout d’abord de comprendre l’organisation en place et connaître les activités qui la composent. Nous parlons ici des différentes tâches et opérations qui constituent chacun des processus, comme par exemple la mise en rayon, la réception des marchandises, ou le conseil à la vente … Cet exercice permet de définir un référentiel de tâches très précis et évidemment crucial pour poursuivre correctement la démarche. A ce titre, Timeskipper dispose d’un outil spécialisé, permettant de modéliser le référentiel de tâches et d’assurer à la fois l’efficacité de l’activité de chronométrage, et l’enregistrement des mesures de temps, tâche par tâche.
Ensuite, place à l’observation ! En effet, pas question de chronométrer des tâches sans s’être assuré au préalable que les méthodes utilisées correspondent aux bonnes pratiques du métier. Cela s’avérerait contre productif ! Attention cependant à l’art et la manière dont sont menées ces observations. En effet, certains fondamentaux méthodologiques sont requis de la part des intervenants :
- Une communication transparente et pratique auprès des collaborateurs(au préalable informés par leur hiérarchie) concernant « le pourquoi et le comment » des exercices d’observation et de chronométrage.
- Un « savoir observer de loin et suffisamment longtemps » pour que le collaborateur oublie l’exercice, et travaille à un rythme normal, l’objectif étant que les moyennes soit constituées au plus près de la réalité.
La valeur ajoutée de Timeskipper ? Une méthode d’accompagnement et d’observation des équipes, qui va bien au-delà du chronométrage « pur et dur ». Ce savoir faire permet d’avoir une vision très précise du déroulement de la réalisation des tâches, d’identifier les éventuels dysfonctionnements, et déterminer les leviers d’amélioration destinés à (re)mettre en place les bonnes pratiques.
Avec Timeskipper les recommandations sont toujours factuelles et bien adaptées aux équipes.
TRAITEMENT ET ANALYSE DE LA DATA
Cette étape de récupération et de traitement de la donnée est structurante, car l’algorithme de la plateforme Timeskipper, se nourrit des temps unitaires moyens pour calculer la charge de travail par opération ou activité. Et ces temps sont eux-mêmes calculés à partir des données de chronométrage, d’où l’importance de disposer d’un échantillon de mesures statistiques suffisant pour que la moyenne soit juste et représente la réalité. D’ailleurs, l’échantillon est fréquemment écrêté : 5% des données les plus fortes et les plus basses sont retirées, de manière à neutraliser les comportements trop éloignés de la moyenne. L’objectif consistant à parvenir à un écart type faible, pour être au plus près des conditions réelles, il convient de distinguer les activités nécessitant un échantillon de données important et celles autorisant moins de mesures.
En distribution spécialisée par exemple, les questions posées par les clients vont faire varier le temps de traitement de l’action de conseil à la vente de deux à quarante minutes : l’échantillon devra donc être important pour être juste.
D’autres activités en revanche sont assez répétitives et les temps très similaires d’une mesure à l’autre comme par exemple la mise en rayon de conserves de légumes. Le chronométrage de cette activité comprend la mesure des temps de prise et d’ouverture du colis, de mise en rayon, de facing et de casse du carton. Et s’il est assez simple d’avoir des temps qui représentent la réalité, il est cependant important de prendre en compte les facteurs qui impactent ces temps :
1- la méthode (prise, ouverture, mise en rayon, cassage)
2- le conditionnement des articles dans le colis (PCB) : pour 24 produits par exemple, un carton de 24 boîtes et 4 cartons de 6 boîtes ne présentent pas le même temps de traitement. C’est un élément très important qui est vérifié sur les familles de produits, de manière à déterminer une cohérence dans les bases de données.
3- la famille de produits : les conserves de légumes vont prendre par exemple moins de temps à mettre en rayon que celles de poissons, car les conditionnements étant plus petits, ces dernières seront plus longues à manipuler. Autre exemple : des produits fragiles et légers comme les chips, présentent une typologie différente de celle des pâtes ou du riz, donc des temps de traitement différents.
A ce titre, l’outil Timeskipper prend en compte la nature de l’activité analysée et va jusqu’aux sous familles dans l’alimentaire pour calculer la charge de travail la plus juste.
LES CHAMPS D’APPLICATION DU CHRONOMETRAGE AVEC TIMESKIPPER
Chronométrer avec méthode, nous l’avons vu, est essentiel pour définir les temps unitaires moyens des activités qui entrent dans les paramètres utilisées par la plateforme pour calculer la charge de travail. Mais pas que ! En effet, une fois ces précieuses informations à disposition la solution Timeskipper, ouvre tout un champ des possibles en matière de transformation des organisations !
1) Le chronométrage pour benchmarker les points de vente
Dans le cadre d’un Audit préalable à la mise en place de l’outil Timeskipper, il est possible de chronométrer les activités de plusieurs magasins d’une même enseigne, réaliser les moyennes de chaque magasin et pouvoir comparer leurs performances, notamment lorsqu’il existe des méthodes de travail très différentes.
A ce titre, Timeskipper dispose des bases de temps de différentes enseignes de distribution alimentaire, du bricolage, du sport, de la pharmacie, … De précieuses informations, consolidées au cours des dix dernières années passées à en accompagner les acteurs.
2) Le chronométrage pour mesurer un taux d’occupation des équipes
Lorsque l’on mesure le temps d’une activité, on peut constater des retards au cours de la journée de travail. Ils peuvent être de deux natures différentes, et seront donc solutionnés différemment :
retards évitables et inappropriés(discussions personnelles, utilisation du smartphone, déplacements inutiles et répétitifs) : ils soulèvent la problématique du taux d’occupation des équipes. Dans ce cas, il convient de mesurer le taux d’utilisation réelle du temps de travail pour l’optimiser par la suite. Ces retards sont exclus des moyennes et doivent être corrigés par le management.
retards inévitables: qu’ils soient la résultante d’une question de la part d’un client, d’un point manager, d’un rangement ou d’un nettoyage non prévus, ils sont inhérents à l’activité. Ces retards freinent certes la productivité, mais ils sont pris en compte, chronométrés et réintégrés dans le temps unitaire moyen.
3) Le chronométrage pour dimensionner une organisation en « one-shot »
Dans le cas d’un changement de modèle organisationnel se pose la question du nombre de personnes nécessaires pour couvrir l’évolution du périmètre de chaque équipe. A partir des mesures initiales, complétées par les chronométrages d’éventuelles activités additionnelles, il est possible de simuler la nouvelle organisation et d’en définir le dimensionnement cible nécessaire.
C’est de cette manière que le bon nombre de personnes, permettant de réaliser la charge de travail calculée dans le cadre de la transformation, sera défini.
4) Le chronométrage pour mesurer un retour sur investissement
Dans le cas de l’optimisation d’une méthode de travail ou d’un changement d’organisation, le chronométrage du processus initial va être comparé avec celui des bonnes pratiques (par exemple mise en rayon avec dépotage vs mise en rayon sans dépotage).
Cette comparaison permet alors d’assurer la factualité des gains potentiels à l’équipe de management et d’accélérer la mise en place de la transformation.
Conclusion
S’il ne fallait retenir qu’une chose ce serait que sans temps unitaire moyen, donc sans définition d’un niveau de productivité en amont, il est impossible de calculer une charge de travail.
Hormis les fonctionnalités de la plateforme permettant de calculer et piloter la charge de travail des équipes des points de vente, Timeskipper possède un véritable savoir faire en matière de chronométrage : la démarche, les outils, la capacité de traitement des données et les méthodes de constitution des moyennes.
D’ailleurs, la logique d’amélioration continue et de gain de temps à laquelle sont soumises les entreprises, impose de revoir régulièrement les chronométrages. En effet, les temps unitaires doivent être ajustés à l’évolution de l’organisation, des méthodes et des outils technologiques, de manière à ce que la charge de travail calculée soit toujours la plus juste et l’efficacité toujours optimale. Aussi, quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez lancer une campagne de chronométrage, l’équipe Timeskipper vous accompagne et s’adapte aux spécificités ainsi qu’à l’évolution de votre entreprise.
