Tout le monde y gagne avec TimeSkipper !
En utilisant au quotidien TimeSkipper, tout le monde est gagnant, de l’employé libre service, au client, en passant par le manager, le directeur de magasin et l’adhérent/ franchisé.
J - 1
C’est simple : je me connecte et je génère mon planning du lendemain. Je l’adapte pour tenir compte des demandes de ma direction et des besoins de mon équipe.
Cela me prend à peine 15 minutes.
Et maintenant, je peux :
- Visualiser la charge de travail de mon équipe
- Répartir les tâches de manière équitable
- En allouer de nouvelles afin de créer de la valeur pour mes clients
Jour J
Lors du brief, je m’appuie sur mon planning et explique comment celui-ci a été réalisé.
Mes collaborateurs savent exactement ce qu’on attend d’eux et comment la charge a été répartie. Et en cas d’aléas je peux réagir rapidement car je connais mes marges de manoeuvre.
Le reste de la journée, je suis où chacun en est. Je peux vérifier à tout moment si tout se déroule comme convenu. Et j’ai l’esprit libre et le temps pour me consacrer à mes tâches de management.
Les jours suivants
J’ai à ma disposition des indicateurs pour réajuster la charge de travail et adapter les horaires. Mais aussi pour identifier le potentiel de gains ou mes besoins en heures complémentaires.
J - 1
J’ai bientôt fini mais avant de partir je vais en réserve pour compter le stock à mettre en rayon pour le lendemain. Je transmets l’information à mon manager.
Jour J
Avant que mon manager arrive, je regarde le planning et visualise ma journée. Je sais par quoi je dois commencer.
À l’heure du brief, j’ai des précisions de mon manager et je sais maintenant :
- exactement ce que je dois faire : quelles tâches, si je vais devoir aider quelqu’un ou si quelqu’un va venir m’épauler
- combien de temps je vais passer sur du conseil à la vente, du click and collect ou d’autres tâches spécifiques à mon point de vente
- la charge de travail de tout le monde
Le reste de la journée, j’effectue les tâches comme énoncées sur mon planning.
À la fin de la journée, je pars sereinement. J’ai fait ce qu’on attendait de moi.
Tous les lundis
J’organise un point avec mes managers.
Pour le préparer, j’étudie les indicateurs de la semaine fournis par TimeSkipper (heures de fin de mise en rayon, surcharge ou sous-charge de certains collaborateurs, heures disponibles, temps passé sur le conseil à la vente, force de vente au bon moment sur le point de vente…).
Je cherche à les challenger.
À différents jours de la semaine
Je regarde le planning réalisé par mes managers et je vais voir sur le terrain si tout est conforme.
Je constate ainsi si les préconisations et demandes sont prises en compte par mes managers dans les plannings (ex : rangement de la réserve, mise en place d’une promotion, révision du planogramme, déploiement du conseil à la vente sur telle surface…)
Tous les lundis
Je reçois un SMS de TimeSkipper.
J’ai des informations portant sur la sous et surcharge par rayons et les personnes concernées par de la sous ou surcharge.
Si je veux aller plus dans le détail, je dispose de reportings détaillés. Ils me permettront ensuite de challenger mes directeurs de magasin si des anomalies sont constatées.
1 fois par mois
Je consulte le benchmark disponible sur mon interface TimeSkipper. Je sais ainsi où je me positionne par rapport à mon écosystème.
Je prête attention dans les plannings générés par mon magasin aux heures potentiellement utilisées pour camoufler des heures disponibles (nettoyage/ réserve).
Si le besoin en est, je peux également ajuster l’organisation de mon magasin et savoir l’impact que cela aura sur les équipes.
Timeskipper répond à vos problématiques opérationnelles
Que faut-il prioriser lorsque je possède un magasin de proximité et une équipe polyvalente ?
Vos collaborateurs savent réaliser l’ensemble des tâches du magasin et peuvent être présents sur de grandes amplitudes horaires.
Vous cherchez à savoir comment faire en sorte que la qualité de service (conseil, accueil, caisse) soit assurée en gérant dans le même temps les tâches nécessaires à la gestion du magasin (mise en rayon, facing, balisage, nettoyage, rangement de la réserve…) et en développant potentiellement de nouvelles activités (drive, location…) ? TimeSkipper vous apporte les réponses !
Avec TimeSkipper, vous êtes capables à partir de données prévisionnelles de visualiser les heures où il y a aura besoin de prioriser le conseil à la vente ou le drive et celles avec le moins de flux clients permettant de se concentrer davantage sur les tâches de gestion.
En identifiant la nature et le volume des tâches à réaliser selon les heures, TimeSkipper vous permettra aussi de dimensionner vos équipes, non pas en fonction d’un chiffre d’affaires mais en fonction de la charge de travail prévisionnelle.
Vous pourrez donc établir de manière précise vos horaires 3 semaines à l’avance voire plus et pilotez vos équipes sereinement.
Comment faire en sorte que toutes les tâches de la journée soient réalisées sereinement, sans stress pour les collaborateurs ?
Il s’agit ici de répondre à la question : qui fait quoi, dans quel ordre et quand ?
Avec TimeSkipper vous pouvez définir une journée type au magasin et à l’individu selon les familles ou rayons qui lui sont attribués. Vous pourrez également définir les tâches qui doivent être réalisées à horaire contraint, celles qui peuvent être partagées entre les collaborateurs ou encore celles dont le temps consacré est modulable (ne dépend pas d’un volume de colis par exemple).
Via tous ces paramètres l’outil est capable de calculer la meilleure répartition des tâches avec équité et favorise l’entraide afin que tout soit réalisé avec sérénité avant la fin de la journée.
Ai-je assez d’heures dans mon point de vente pour développer une nouvelle activité ?
TimeSkipper identifie les heures mal utilisées (ici disponibles ou consacrées à des tâches faiblement créatrices de valeur). Il permet donc de connaître le volume d’heures pouvant être réalloué à de nouvelles activités à développer dans le point de vente. Il peut permettre également de savoir le volume d’heures supplémentaire nécessaire si les heures mal utilisées identifiées ne sont pas suffisantes.
Je cherche à économiser des heures, comment procéder ?
Dans ce type de situation, TimeSkipper permet de comparer sur une période très courte le volume de travail avec le volume d’heures et d’identifier chaque jour et pour chaque personne les heures disponible. Ceci tout en s’assurant que toutes les tâches liées à la préservation du modèle opérationnel sont effectuées. Un reporting permettra très vite de faire des choix de réorganisation de la charge pour dégager les heures en trop.
Je souhaite fidéliser mes collaborateurs, que dois-je faire ?
Nous ne sommes pas sans savoir que le secteur de la distribution a du mal à recruter. Cela sans compter le turnover important que nous pouvons constater dans les enseignes. Convient-il ainsi de mettre en œuvre des solutions permettant de les fidéliser. TimeSkipper en constitue l’une d’elles. En effet, nous avons pour volonté de remettre au centre de l’animation d’équipe, le manager. Via notre outil il est capable de mieux répartir la charge de travail et par conséquent de favoriser l’équité et la transparence, deux moteurs forts pour fidéliser.
À travers notre outil le manager prend également le temps de faire ses briefs quotidiens et de favoriser du temps en équipe. Il permet de mieux fédérer.
Je souhaite favoriser l’équité et la transparence, comment y parvenir ?
Les collaborateurs souhaitent aujourd’hui de l’équité et de la transparence. Avec TimeSkipper, rien de plus facile.
En effet, en identifiant la surcharge et le temps disponible chaque jour, il est capable de répartir la surcharge entre les collaborateurs disponibles. Ceci en tenant bien évidemment compte de leurs compétences. D’autre part, en mettant en avant l’importance du brief quotidien, le manager prend le temps de le faire chaque jour. L’objectif ? Expliquer le planning du jour et comment la charge a été répartie. Grâce à aux explications les collaborateurs prennent conscience que leur manager a réparti équitablement la charge et que les tâches attribuées à chacun sont réalisables dans la journée. Ils sont ainsi plus sereins. Ils pourront partir à l’heure avec toutes leurs tâches réalisées.
Je souhaite changer mon organisation et m’assurer des gains réalisés, comment faut-il
procéder ?
Le secteur de la distribution est contraint à de nombreux changements dont la forte digitalisation. Il convient alors de repenser son modèle opérationnel afin de pouvoir y faire face et toujours bien exécuter les tâches traditionnelles.
Avec TimeSkipper, vous avez l’outil pour suivre et opérer ce changement. En effet, TimeSkipper avant toute mise en place de l’outil se charge de définir avec vous un référentiel de tâches et des standards de temps associés. En procédant ainsi TimeSkipper définit avec vous une journée type au magasin et/ ou aux collaborateurs.
Les reportings ensuite proposés dans l’outil vous donneront la possibilité de constater l’évolution du changement opérationnel, de constater les gains réalisés. Lorsque nous parlons de gains, il s’agit des heures économisées ou réallouées à des tâches créatrices de valeur ajoutée.
Comment m’assurer que toutes les tâches sont bien réalisées ?
En établissant les plannings, managers, directeurs de magasin ou adhérent, vous pouvez constater les tâches qui ont été réalisé dans la journée.
Les reportings également proposés vous permettent d’avoir une vision globale des tâches exécutées sur une période donnée choisie. Vous pouvez également évaluer la répartition des tâches. Puis, comparer si le temps qui leur est consacré correspond aux temps standards de votre secteur.
Comment fournir une meilleure expérience client dans mon point de vente ?
En identifiant les heures mal utilisées dans votre point de vente, vous pourrez constater les heures disponibles et/ou celles consacrées à des tâches à faible valeur ajoutée pour le client.
Une fois celles-ci identifiées, vous pourrez y remédier en planifiant des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le client (conseil, nettoyage, balisage et étiquetage, merchandising…) tout en assurant, dans le même temps, les tâches habituelles et obligatoires du point de vente (arrivage, stock, promotions…).
Pour les enseignes de la distribution spécialisées, grâce à une prévision précise des créneaux de conseil à la vente, vos collaborateurs seront disponibles au moment où vos clients seront présents en boutique. Votre force de vente sera ainsi déployée au moment opportun pour servir au mieux le client tout en assurant les tâches de gestion habituelles.
Enfin, pour les enseignes de la distribution alimentaire, en sachant précisément combien de temps prend la mise en rayon et les rolls et en les optimisant, vos clients bénéficieront d’une surface de vente la plus dégagée possible dès l’ouverture du point de vente.