Inicialmente, la gestión de la actividad fue creada para optimizar la eficacia de los empleados que trabajaban en cadenas de producción industrial. Permite organizar el trabajo de los equipos, basándose en una planificación de los horarios optimizada. La gestión de la actividad es una necesidad cada vez más evidente, en la mayoría de los sectores de actividad. En efecto, el entorno de trabajo, los procesos, los comportamientos sociales y las tecnologías evolucionan constantemente y con rapidez, lo que requiere adaptación y capacidad de reacción a la medida. Precisamente, la gestión de la actividad está basada en dicha capacidad operacional de resolver una ecuación carga/capacidad de trabajo en tiempo real.
¿En qué consiste realmente? ¿Cómo el sector de la distribución puede sacar partido de este sistema de gestión? ¿Qué herramientas permiten utilizarlo de manera eficiente? ¡Te lo explicamos ahora!
Origen de la gestión de la actividad
La gestión de la actividad tiene sus orígenes en una invención de la empresa Toyota, al principio de los años 70, para responder a una necesidad. En efecto, en esta época, la gestión y la planificación de la producción se basaban en datos relativos al tema de la venta, es decir en las existencias y en los productos acabados. Por lo tanto, se calculaba una necesidad en «horas máquina». Tras calcular este número de horas, ¿cómo organizar la actividad de la cadena de producción o de un taller en particular? Hay que reconocer que es para responder a dicha problemática, cuyo objetivo es aumentar la productividad y la rentabilidad, que fue elaborada la gestión de la actividad, a través del Sistema de Producción Toyota, también llamado toyotismo.
Se trata de calcular una carga de trabajo y determinar la manera de utilizar los recursos presentes para realizarla, basándose en un proceso de mejora continua: la metodología LEAN. En otras palabras, consiste en conseguir mejores resultados, hacer más, con los recursos existentes, e incluso con menos recursos. Esto resulta en una disminución de los plazos y de los costos de producción, en la lucha permanente contra la superproducción y en una calidad máxima. ¡Pues sí, todo esto al mismo tiempo! ¿Cómo?
Gestionando las existencias «justo a tiempo»:
la producción corresponde a la demanda, con el objetivo de equilibrar estos dos datos al final. Este método supone implementar una mejora continua de los procesos de producción, a fin de evitar el desperdicio.
Buscando la mejora continua constante y colectivamente: objetivo común compartido combinado con la identificación y la utilización de las herramientas de calidad disponibles para ir mejorando siempre.
Tomando en cuenta inmediatamente los problemas y resolviéndolos en un plazo muy corto, a través de una cooperación «inter-funciones» e «inter-competencias». En resumen, cuando se detecta un problema en el circuito de producción, es todo el equipo quien debe dedicarse a comprenderlo y resolverlo.
Por lo tanto, la gestión de la actividad inspirada de Toyota representa un modelo de eficacia cuyo objetivo es la excelencia. Además, permite que todos los colaboradores se involucren en la organización del trabajo… de tal forma que introduce el concepto de mejora de las condiciones laborales.
La gestión de la actividad en el sector de la distribución
En el sector del retail, el reto es enorme, así como lo es la necesidad. El sector, en plena transformación, tiene dificultades para integrar sus nuevas palancas de crecimiento (transformación del formato y del concepto de los puntos de venta, digitalización, servicios «figitales», mejora de la experiencia del cliente) de las que depende su rentabilidad y su razón de ser, frente a la competencia de nuevos modelos de distribución más flexibles y modernos. Frente a estos retos, y basándose en la metodología LEAN, la gestión de la actividad concierne a las enseñas de distribución, por supuesto, pero también interesa cada vez más a los distribuidores especializados. En efecto, para asesorar a los clientes, es necesario poder asignar a las buenas personas, en el buen momento, para vender mejor y más. Pero también hay que ser capaz de garantizar las necesidades económicas (las tareas habituales y lo que queda por hacer) y cumplir con las exigencias cada vez más grandes de los clientes.
A semejanza de la industria, la gestión de la actividad en la distribución tiende a suprimir las acciones que no generan valor, las que generan una sobrecarga de trabajo o resultados irregulares a causa de procesos inadaptados, o las que no tienen empleados asignados durante las horas de trabajo. Por lo tanto, se trata de organizar la actividad de manera óptima durante las horas de trabajo, identificando y recuperando las horas mal utilizadas para mejorar la calidad, la eficacia y la productividad. Del mismo modo que, en la producción, se trata de alcanzar el cero desperdicio.
Asimismo, la gestión de la actividad en el retail responde a preguntas como «¿Quién hace qué durante las horas de trabajo?», «¿Cuánto tiempo dura cada tarea?», «¿Cuáles son las prioridades?», o «¿Cómo repartir la carga de trabajo con equidad?». La gran dificultad de esta herramienta de dirección del personal en la distribución reside en la variabilidad de la carga de trabajo. En efecto, hay que tenerla en cuenta y buscar el «cero tiempos desaprovechados». En otras palabras, hay que ser capaz de reaccionar a la variabilidad de la carga de trabajo en tiempo real. íNada menos! El ejercicio no es nada fácil, pero sí es muy fácil perderse intentando conseguirlo. De hecho, dicho sea de paso, es imposible hacerlo sin herramienta.
La gestión de actividad según Timeskipper
Del mismo modo que la gestión de producción necesitaba una herramienta que permitía ajustar la actividad operacional diaria, por línea de producción o por taller, la distribución necesitaba un ajuste similar para las operaciones. En efecto, era necesario organizar la actividad de manera más fina, sector por sector, en el marco de horarios calculados por herramientas de gestión de plantilla. En cierto modo, la Gestión de plantilla (Workforce Management) representa para la distribución lo que la gestión de producción representa para la industria. Por este motivo, Timeskipper ha creado una plataforma de gestión de la actividad diaria, que se complementa con las herramientas de gestión de plantilla.
Timeskipper introdujo la noción de gestión de la actividad en el retail, contestando a la pregunta «¿Qué hacer con las personas presentes?». Se trata de definir tareas, con una frecuencia operacional, y asignarlas a cada persona según las prioridades. ¿Os parece muy fácil? No tanto.
En primer lugar, estas tareas pueden ser de distintos tipos (prioritarias, obligatorias, a horas fijas, o definidas por los directivos) y deben ser jerarquizas. Por otra parte, es imprescindible conocer bien los criterios que influyen en estas tareas, como por ejemplo los datos relativos a las entregas de los productos y a la animación de la tienda, o los datos relativos a los flujos de clientes y a las ventas. Si no, ¿cómo calcular los tiempos necesarios para su ejecución y ser capaz de asignar la carga de trabajo de manera precisa y equitativa?
Gracias a su plataforma, Timeskipper permite modelizar la organización, teniendo en cuenta todas las exigencias específicas del sector, las prioridades, las competencias de cada colaborador. También permite tomar en cuenta datos de último momento para actualizar en tiempo real los flujos de productos y de clientes, así como los tiempos de presencia. Los recursos se gestionan de manera mucho más fina y precisa gracias a la integración de las informaciones y de las previsiones las más actualizadas. Así es posible responder a la necesidad de ser reactivos frente a la variación de actividad. También permite tomar decisiones de organización a largo plazo.
Al final, si hoy en día la gestión de taller en la producción se ha convertido en un estándar, gestionar la actividad diaria de los colaboradores del retail llegará a ser un punto esencial de la organización de la distribución.
La gestión de la actividad no sólo permite adoptar una visión global centrada en la reducción de los costes y plazos, sino que también permite desarrollar un método desde el terreno, lo más cerca posible de las verdaderas dificultades de los colaboradores. El hecho de utilizar la plataforma Timeskipper ofrece más ventajas que un simple ahorro de tiempo y el aumento de la rentabilidad gracias a las horas recuperadas. La comunicación es transparente, cada uno sabe lo que debe hacer y desarrolla su autonomía, así como sus competencias, «en un ambiente más sereno y con flujos menos tensos» … Actualmente, si no se gestiona la actividad, es impensable poder combinar la eficacia económica con buenas condiciones de trabajo gracias a la implicación del personal. El proyecto queda por realizarse ¡pero Timeskipper ya ha hecho un gran paso!
