Introducción
Tomar el control de una tienda suele ser el proyecto de una vida. Sin embargo, si no se prepara adecuadamente, este sueño puede convertirse rápidamente en una pesadilla. Para evitarlo, es crucial dominar las etapas clave de la recuperación y comprender los márgenes de maniobra disponibles para mejorar tanto la rentabilidad como la experiencia del cliente. Gracias a su experiencia en la organización de tiendas y su herramienta de gestión de carga de trabajo, TimeSkipper le proporciona las herramientas esenciales para abordar esta aventura con tranquilidad.
I) Paso 1: Comprender dónde se está metiendo
Antes que nada, es importante entender cómo está organizada la tienda: quién hace qué, cuándo, cómo y cuánto tiempo lleva. Esta tarea puede parecer desalentadora si no sabe cómo abordarla. Sin embargo, con una herramienta de gestión de carga de trabajo, la tarea compleja que podría anticipar se vuelve mucho más simple.
Partiendo de la organización actual de la tienda, con conocimiento de un día típico, las competencias y tareas asignadas a cada empleado y los diferentes flujos de productos (paquetes, pedidos, click and collect, carros…) y clientes, es fácil prever la organización de la tienda en los próximos meses, sin realizar cambios al inicio.
De un solo vistazo, puede ver la organización diaria por empleado y por período. Rápidamente comprende su punto de partida y comienza a identificar las posibles mejoras.
Como beneficio adicional, la modelización de la organización de la tienda permite identificar si la distribución de la carga de trabajo es equitativa entre los empleados, dónde están las disponibilidades y las sobrecargas de trabajo.
Con esta evaluación realizada, el análisis de sus márgenes de maniobra puede comenzar.
II) Paso 2: Conocer sus márgenes de maniobra
El objetivo principal es saber si cuenta con el número adecuado de personas para la carga de trabajo o si los horarios planificados actuales están en consonancia con la carga actual de la tienda.
Esto nos lleva a la idea de maximizar la tasa de ocupación de los equipos, es decir, equilibrar la ecuación carga/capacidad teniendo en cuenta los flujos de productos y clientes.
Siguiendo este enfoque, podrá responder a las siguientes preguntas:
- ¿Debe mejorar la equidad en la distribución de la carga?
- ¿Dedica suficiente tiempo a las tareas de alto valor añadido para el cliente? ¿Hay actividades que podría desarrollar para enfrentar la competencia y, si es así, cuenta con las horas necesarias?
- ¿Puede ahorrar en costos de personal una vez optimizada la carga de trabajo?
En resumen, para conocer la organización adecuada a implementar en su tienda, el objetivo es identificar el tiempo mal utilizado. Esto incluye horas disponibles, horas de sobrecarga o “exceso” de horas dedicadas a tareas de bajo valor añadido para el cliente.
El siguiente paso es saber cómo capturar esas horas mal utilizadas.
III) Paso 3: Implementar acciones correctivas
Para hacer útil cada hora de trabajo, es necesario contar con el número adecuado de personas y la persona adecuada en el momento adecuado y en el lugar correcto.
Para lograrlo, se recomienda completar los siguientes pasos en orden:
1) Asegurarse de que la carga de trabajo esté distribuida equitativamente entre los empleados
Si algunos empleados tienen sobrecarga de trabajo y otros están infrautilizados, se debe realizar un ajuste de la carga. Por ejemplo, si un empleado tiene dos horas disponibles mientras que otro no puede completar su carga de trabajo del día, la acción será redistribuir las tareas para que la tarea del empleado con sobrecarga sea asignada al que está disponible, siempre que este último sea capaz de realizarla.
Si, después de este ajuste, aún queda sobrecarga no absorbible, será necesario revisar las asignaciones de tareas o roles de los empleados afectados.
2) Asegurarse de dedicar el tiempo necesario a cada tipo de tarea
En esta etapa, es fundamental verificar que los equipos dediquen el tiempo justo a cada tarea, en función de su valor añadido para el cliente.
Si nota que tareas como la reposición de estanterías, la señalización o el etiquetado están mal ejecutadas, significa que no se están previniendo acciones fundamentales que podrían irritar al cliente. Será necesario agregar tiempo a estas tareas para mejorar la apariencia de la tienda y la experiencia del cliente.
En otro caso, si observa que en momentos de alta afluencia no hay suficiente personal en la superficie de ventas para interactuar y asesorar a los clientes, tiene dos opciones: reorganizar el orden de las tareas o ajustar los horarios para que haya un número significativo de empleados en la superficie de ventas.
Este análisis debe aplicarse a todas las tareas que se realizan en la tienda.
Finalmente, si desea desarrollar una nueva actividad, como un servicio de Drive, porque los competidores cercanos lo ofrecen, puede usar una herramienta de gestión de carga de trabajo para estimar las horas necesarias. Identificando las horas mal utilizadas (disponibles o dedicadas a tareas de bajo valor añadido), sabrá cuántas horas pueden reasignarse a esta nueva actividad sin degradar la experiencia del cliente y también determinará si se necesitan contrataciones adicionales y, de ser así, cuántas.
3) Ahorrar horas disponibles
Con TimeSkipper, ahora conoce el dimensionamiento correcto para absorber la carga de trabajo continua. Puede identificar fácilmente el número de contratos necesarios. Si la carga varía según la temporada o significativamente según el día de la semana, puede determinar qué tipo de contrato utilizar (contratos cortos, contratos a tiempo parcial, etc.). Si el equipo está sobredimensionado, puede optar por no renovar los contratos cortos.
De esta forma, controla los costos de personal mientras asegura que la carga de trabajo de la tienda esté absorbida y se mantenga la experiencia del cliente.
Conclusión
La recuperación de una tienda, un proyecto de toda una vida, puede convertirse en un éxito con la estrategia y las herramientas adecuadas. TimeSkipper ofrece una visión clara de la organización y la gestión de las horas de trabajo, lo que permite maximizar el rendimiento de los equipos y garantizar una mejor experiencia del cliente. Al conocer sus márgenes de maniobra y ajustar continuamente la asignación de recursos, asegura una eficiencia operativa impecable.