¡No hay descanso para la distribución! Tras sufrir una aceleración durante la crisis sanitaria, la transformación del sector continúa, en un contexto de fuerte tensión económica y social.
En efecto, hoy en día, se trata de aumentar, o por lo menos mantener, la cuota de mercado, garantizando a los clientes una experiencia óptima, además de un precio atractivo y sobre todo competitivo… en un contexto muy difícil de inflación y de competencia. También se trata de saber cómo contener los costes de funcionamiento, que no paran de aumentar, siguiendo el ejemplo del precio de la energía o de las materias primas… e incluso de los sueldos, en este entorno inestable en el que la contratación y la retención de personal están muy perjudicados. Como si fuera poco, todavía existen dificultades de abastecimiento y de entrega.
En estas condiciones, el impacto sobre la actividad de la tienda es innegable. Además, gestionar la actividad somete la organización a una dura prueba, ya que requiere una capacidad inmensa de adaptación y una gran reactividad en las operaciones. Y todo ello, teniendo en cuenta el bienestar de los colaboradores y la calidad del servicio. ¡Está en juego la preservación de los márgenes y de la rentabilidad!
La solución: gestionar la actividad a diario. Para llevar a cabo esta misión hasta el éxito y la perennización, es imprescindible utilizar una herramienta de gestión eficaz, adaptada a las prácticas del sector y a las exigencias de los clientes.
Análisis de los cinco motivos por los que os recomendamos utilizar una herramienta de gestión.
Una herramienta de gestión para organizar bien la actividad de su tienda
Para mejorar el rendimiento de un punto de venta, es imprescindible saber dónde concentrar sus esfuerzos, y, por lo tanto, bien conocer cómo está organizado en su estado actual: ¿cuáles son las tareas realizadas?, ¿cuánto tiempo requiere cada tarea? y ¿cuáles son los criterios que tienen un impacto sobre la carga de trabajo?
Por ejemplo, en un punto de venta de pequeño tamaño, lo más importante es planificar las tareas y tener un conocimiento preciso de los colaboradores disponibles. Esto permite responder a tres preguntas:
¿Se puede realizar la carga de trabajo estimada con el personal presente?
¿Es suficiente el número de colaboradores presentes para absorber un imprevisto (retraso, ausencia imprevista…)?
¿Permite el número de colaboradores presentes asignar ciertos empleados a otras tareas, como la formación o la gestión de la tienda?
En el centro de la gestión de la actividad, está la capacidad de calcular una carga de trabajo para prever y dimensionar los equipos, ajustar mejor los horarios a las necesidades operacionales, y repartir el trabajo.
Para tiendas más grandes, en un contexto de tensión sobre los recursos, es ahora imprescindible ser capaz de identificar, a diario, a los colaboradores de un sector que podrán estar asignados a otro sector. Dicha competencia es la que permite considerar que una organización es fluida.
En el marco de la orquestación de la actividad, la herramienta de gestión de la actividad modeliza todo tipo de formato de tienda y contribuye a fluidificar la organización, teniendo en cuenta el perfil de los colaboradores, sur principales tareas y prioridades, así como las necesidades operacionales. Saca a la luz cómo los recursos están utilizados durante las horas de trabajo, y esa información es la base para definir soluciones de mejora.
Una herramienta de gestión para identificar los tiempos libres y tomar las buenas decisiones
Precisamente, hablemos de las soluciones de mejora. ¿Sabías que entre el 20% y el 30% del tiempo está desaprovechado en la distribución? Se trata de falta de tareas durante las horas de trabajo, de la realización de tareas sin valor añadido o de horas suplementarias relacionadas con sobrecargas de trabajo, mientras que otras personas están disponibles. No es una fatalidad puesto que todo este tiempo perdido se puede recuperar gracias a la herramienta de gestión de la actividad.
En efecto, en cuanto uno sabe de manera transparente quién hace qué y el tiempo necesario para realizar las tareas, la integración de todos estos datos y su gestión automatizada permite de manera sencilla comparar la carga de trabajo con las horas trabajadas.
Es en ese momento que se puede identificar los tiempos libres por persona, por equipo y por día. Entonces, estas horas disponibles se pueden reasignar a las prioridades y a las tareas con valor añadido, con conocimiento de causa y de manera eficaz. La carga de trabajo está repartida con equidad y transparencia: ¡Se acaban las sobrecargas y las cargas insuficientes! Cada hora de trabajo está aprovechada.
El registro diario de la actividad en la herramienta proporciona datos de reporting que permiten un análisis fino para tomar decisiones pertinentes y duraderas.
¿El reto? Mejorar el rendimiento, ¡por supuesto!
Una herramienta de gestión de la actividad que une a los equipos en torno a nuevas maneras de trabajar
Frente a los cambios a los que se enfrenta el sector de la distribución, los colaboradores deben adoptar nuevas actitudes. En efecto, para responder a los retos de flexibilidad, la polivalencia y la multi-asignación son nuevas formas de trabajar y de saber estar. El objetivo es trabajar mejor, utilizando otros métodos.
La herramienta de gestión es el soporte de la dirección
El mánager tiene la responsabilidad de motivar a los colaboradores en torno a un objetivo común: el rendimiento de la tienda.
Para alcanzarlo, la herramienta de gestión ofrece varias funcionalidades para facilitar la gestión de equipos:
El cálculo de la carga de trabajo a partir de datos factuales del terreno;
Su repartición equitativa dentro de los equipos: distribución de la carga de trabajo y planificación de las tareas para una o varias categorías de personas.
La asignación de horas de polivalencia a colaboradores o equipos, donde sea necesario (apoyo en cajas, colocación de productos en la sección para una o varias categorías de productos, asesoramiento al cliente o animación en la tienda), teniendo en cuenta el perfil de cada uno, sus competencias, las prioridades y los horarios de trabajo;
La impresión del planning de carga: soporte final, que resulta de los cálculos y de las asignaciones automáticas, y que el mánager utiliza para animar el briefing matinal diario.
La solución no solo permite al mánager ganar credibilidad, sino que además ofrece una transparencia y una equidad que facilitan el compromiso de los equipos.
La herramienta de gestión permite comprender su propia contribución a los objetivos del equipo.
Cada colaborador sabe lo que él mismo y los demás deben efectuar para el buen funcionamiento de la tienda: el hecho de compartir la información sobre la actividad y la utilidad de cada miembro del equipo fomenta la co-responsabilidad y es un verdadero vector de motivación.
Los colaboradores demuestran más ayuda mutua, responsabilización, autonomía y nuevos conocimientos, mientras que se benefician de horarios adaptados. La tasa de ocupación de los equipos durante las horas trabajadas es así optimizada, en un clima social más sereno para todos y con un enfoque más adaptado al contexto actual. ¡La esfera de lo posible está abierta para los empleados y la situación del mánager está reforzada!
Una herramienta de gestión de la actividad para optimizar la experiencia del cliente
Queda bien claro que re-encantar el punto de venta para aportar un valor añadido con respecto a la competencia y para ganar cuotas de mercado es uno de los retos de la distribución para sobrevivir.
Se trata de mejorar la gestión de las secciones, la atención al cliente, la animación en la tienda, el asesoramiento al cliente, la rapidez del paso por caja y de desarrollar servicios cada vez más avanzados y rápidos como la entrega a domicilio, el Drive o el Click & Collect. Es un reto inmenso, claro, pero totalmente realizable, por poco que la herramienta de gestión esté implementada.
En efecto, gracias a la organización de vuestra actividad, a la integración de datos del terreno, a la gestión de nuevas formas de trabajo y a la recuperación de horas desaprovechadas, la herramienta de gestión os permite asignar vuestros recursos de tiempo y de personal en la experiencia del cliente. Así, la atención y el asesoramiento al cliente son mejores, los productos deseados están presentes en las secciones, el punto de venta está limpio y bien señalizado, el tiempo de espera en la caja es menor y las tareas relacionadas con los servicios están mejor realizadas.
Por lo tanto, la experiencia del cliente es más agradable, y sin frustraciones: la cesta está más llena y contiene mejores artículos, la cifra de ventas aumenta y es de nuevo posible enfocarse en «¡el rescate de los márgenes!».