Im Einzelhandel ist die richtige Nutzung der Arbeitszeit unerlässlich geworden, um die Kunden bestmöglich zu bedienen und die Rentabilität des Geschäfts zu gewährleisten. Die Steuerung der „guten Ausnutzung der Arbeitszeit“ bedeutet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter damit beschäftigt sind, die richtige Aufgabe auf die richtige Weise, zur richtigen Zeit und während der richtigen Dauer zu erledigen! Eine riesige Aufgabe, deren Ausgangspunkt ein Aufgaben- und Zeitreferenzsystem ist, das diesen Namen verdient und auf Fachwissen über Betriebsabläufe, Know-how und Zeitmesstechniken beruht!
Unter Zeitmessung verstehen wir die richtige Messung der Zeit, die jede Aufgabe benötigen wird (und muss), um in einem gleichmäßigen Rhythmus erledigt zu werden, der weder zu schnell noch zu langsam ist. Hier geht es darum, Referenzzeiten zu definieren, die als durchschnittliche Einheitszeiten oder Standardzeiten bezeichnet werden.
Aufgabenreferenzen, Datenanalyse, Berechnung der durchschnittlichen Einheitszeiten und Typen von Anwendungsfeldern, um das Geschäft voranzubringen: TimeSkipper verrät Ihnen die Schlüssel zu einer erfolgreichen Zeitmessungskampagne und stellt Ihnen sein gesamtes Fachwissen zur Verfügung.
EINE GRÜNDLICHE VORBEREITUNG FÜR EINE AUSSAGEKRÄFTIGE UND VERWERTBARE ZEITMESSUNG
Die Arbeit im Vorfeld ist genauso wichtig wie die Zeitmessung selbst. Denn zunächst ist es entscheidend, die bestehende Organisation zu verstehen und die Tätigkeiten zu kennen, aus denen sie sich zusammensetzt. Wir sprechen hier von den verschiedenen Aufgaben und Operationen, die jeden der Prozesse ausmachen, wie z. B. das Einräumen der Regale, die Warenannahme oder die Verkaufsberatung usw. Diese Übung ermöglicht es, ein sehr genaues Aufgabenreferenzsystem zu definieren, das natürlich entscheidend ist, um den Prozess korrekt fortzusetzen. TimeSkipper verfügt über ein spezielles Tool, mit dem das Aufgabenreferenzsystem modelliert werden kann und das sowohl die Wirksamkeit der Zeitmessungsaktivität als auch die Aufzeichnung der Zeitmessungen je Aufgabe sicherstellt.
Dann heißt es: Bühne frei für die Beobachtung! Denn es kommt nicht in Frage, Aufgaben zu messen, ohne sich vorher zu vergewissern, dass die verwendeten Methoden den bewährten Praktiken des Berufsstandes entsprechen. Dies würde sich als kontraproduktiv erweisen! Achten Sie jedoch auf die Art und Weise, wie diese Beobachtungen durchgeführt werden. Tatsächlich werden von den Beteiligten bestimmte methodische Grundlagen verlangt:
- Eine transparente und praktische Kommunikation mit den Mitarbeitern (die zuvor von ihren Vorgesetzten informiert wurden) über das „Warum und Wie“ der Beobachtungs- und Zeiterfassungsübungen.
- Ein „Beobachten aus der Ferne, das lange genug dauert“, damit die Mitarbeiter die Übung vergessen und in einem normalen Tempo arbeiten, mit dem Ziel, dass die Durchschnittswerte so nah wie möglich an der Realität liegen.
Der Mehrwert von TimeSkipper? Eine Methode zur Begleitung und Beobachtung von Teams, die weit über die „reine“ Zeitmessung hinausgeht. Dieses Wissen ermöglicht es, einen sehr genauen Einblick in den Ablauf der Aufgabenerfüllung zu erhalten, mögliche Fehlfunktionen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu bestimmen, die auf die (Wieder-)Einführung von bewährten Verfahren abzielen.
Mit TimeSkipper sind die Empfehlungen immer sachlich und gut auf die Teams zugeschnitten.
DATENVERARBEITUNG UND -ANALYSE
Dieser Schritt des Abrufs und der Verarbeitung der Daten ist strukturierend, da der Algorithmus der TimeSkipper-Plattform die durchschnittlichen Einheitszeiten nutzt, um die Arbeitsbelastung pro Vorgang oder Aktivität zu berechnen. Und diese Zeiten werden wiederum aus den Zeitmessungsdaten berechnet, weshalb es wichtig ist, eine ausreichende Stichprobe an statistischen Messungen zu haben, damit der Durchschnitt fair ist und die Realität darstellt. Außerdem wird die Stichprobe häufig gekappt: 5 % der höchsten und niedrigsten Daten werden entfernt, um Verhaltensweisen zu neutralisieren, die zu weit vom Durchschnitt abweichen. Da das Ziel darin besteht, eine geringe Standardabweichung zu erreichen, um möglichst nahe an den tatsächlichen Bedingungen zu sein, sollte zwischen Aktivitäten, die eine große Datenstichprobe erfordern, und solchen, die weniger Messungen zulassen, unterschieden werden.
Im Facheinzelhandel z. B. lassen die Fragen der Kunden die Bearbeitungszeit für die Verkaufsberatung zwischen zwei und vierzig Minuten variieren: Man braucht also eine große Stichprobe, um fair zu sein.
Andere Tätigkeiten hingegen wiederholen sich und die Zeiten von einer Messung zur nächsten sind sehr ähnlich, wie z. B. das Einräumen von Gemüsekonserven in die Regale. Die Zeitmessung dieser Aktivität umfasst die Messung der Zeiten für den Erhalt und das Öffnen des Pakets, das Einräumen in die Regale, das Facing und das Aufbrechen des Kartons. Und obwohl es recht einfach ist, Zeiten zu erhalten, die die Realität abbilden, ist es dennoch wichtig, die Faktoren zu berücksichtigen, die sich auf diese Zeiten auswirken:
1- Die Methode (nehmen, öffnen, in die Regale stellen, aufbrechen)
2- Die Verpackung der Artikel im Paket (PCB): Bei 24 Produkten z. B. weisen ein Karton mit 24 Schachteln und 4 Kartons mit 6 Schachteln nicht die gleiche Bearbeitungszeit auf. Dies ist ein sehr wichtiges Element, das bei den Produktfamilien überprüft wird, um eine Kohärenz in den Datenbanken zu ermitteln.
3- Die Produktfamilie: Bei Gemüsekonserven dauert das Einräumen z. B. nicht so lange wie bei Fischkonserven, da die Verpackungen kleiner und letztere länger zu handhaben sind. Ein weiteres Beispiel: Zerbrechliche und leichte Produkte wie Kartoffelchips weisen eine andere Typologie als Nudeln oder Reis auf und benötigen daher andere Verarbeitungszeiten.
In dieser Hinsicht berücksichtigt das TimeSkipper-Tool die Art der analysierten Tätigkeit und geht bis zu den Unterfamilien im Lebensmittelbereich, um die Arbeitsbelastung möglichst genau zu berechnen.
DIE ANWENDUNGSBEREICHE DER ZEITMESSUNG MIT TIMESKIPPER
Wie wir gesehen haben, ist eine methodische Zeitmessung entscheidend für die Festlegung der durchschnittlichen Einheitszeiten der Aktivitäten, die in die Parameter eingehen, die von der Plattform zur Berechnung der Arbeitsbelastung verwendet werden. Aber nicht nur! Denn sobald diese wertvollen Informationen einmal zur Verfügung stehen, eröffnet die TimeSkipper-Lösung ein ganzes Feld von Möglichkeiten für den Wandel von Organisationen!
1) Zeitmessung zum Benchmarking von Verkaufsstellen
Im Rahmen eines Audits vor der Einführung des TimeSkipper-Tools ist es möglich, die Aktivitäten mehrerer Geschäfte eines bestimmten Einzelhandelsunternehmens zu messen, Durchschnittswerte für jedes Geschäft zu erstellen und ihre Leistungen vergleichen zu können, insbesondere wenn es sehr unterschiedliche Arbeitsmethoden gibt.
TimeSkipper verfügt dafür über die Zeitdatenbanken verschiedener Einzelhandelsketten aus den Bereichen Lebensmittel, Heimwerken, Sport, Pharmazie usw. Das sind wertvolle Informationen, die in den letzten zehn Jahren, in denen wir die Akteure begleitet haben, konsolidiert wurden.
2) Zeitmessung zur Messung der Teamauslastung
Wenn man die Zeit einer Tätigkeit misst, kann man im Laufe des Arbeitstages Verzögerungen feststellen. Sie können zweierlei Natur sein und werden daher unterschiedlich gelöst:
- Vermeidbare und unangemessene Verzögerungen (persönliche Gespräche, Smartphone-Nutzung, unnötiges und wiederholtes Umhergehen): Sie werfen die Problematik der Teamauslastung auf. In diesem Fall sollte die tatsächliche Nutzung der Arbeitszeit gemessen werden, um sie anschließend zu optimieren. Solche Verzögerungen werden von den Durchschnittswerten ausgeschlossen und müssen vom Management korrigiert werden.
- Unvermeidbare Verzögerungen: Ob sie durch eine Kundenfrage, ein Managergespräch, ungeplantes Aufräumen oder Saubermachen entstehen, sie gehören zum Geschäft. Diese Verzögerungen bremsen zwar die Produktivität, aber sie werden berücksichtigt, zeitlich erfasst und wieder in die durchschnittliche Einheitszeit eingerechnet.
3) Zeitmessung, um eine „One-Shot“-Organisation zu dimensionieren
Im Falle einer Änderung des Organisationsmodells stellt sich die Frage, wie viele Personen benötigt werden, um den veränderten Umfang jedes Teams abzudecken. Anhand der anfänglichen Messungen, die durch die Zeitmessungen möglicher zusätzlicher Aktivitäten ergänzt werden, ist es möglich, die neue Organisation zu simulieren und die erforderliche Zieldimensionierung zu definieren.
Auf diese Weise wird die richtige Anzahl von Personen festgelegt, mit der die im Rahmen der Umwandlung berechnete Arbeitsbelastung bewältigt werden kann.
4) Zeitmessung, um eine Investitionsrendite zu messen
Bei der Optimierung einer Arbeitsmethode oder einer organisatorischen Änderung wird die Zeitmessung des ursprünglichen Prozesses mit der Zeitmessung der bewährten Verfahren (z. B. Einräumen mit Abräumen vs. Einräumen ohne Abräumen) verglichen.
Dieser Vergleich ermöglicht es dann, dem Managementteam die Tatsache der potenziellen Gewinne zu versichern und die Umsetzung der Transformation zu beschleunigen.
Schlussfolgerung
Wenn man nur eine Sache festhalten sollte, wäre es, dass es ohne durchschnittliche Einheitszeit, also ohne vorherige Festlegung eines Produktivitätsniveaus, unmöglich ist, eine Arbeitsbelastung zu berechnen.
Abgesehen von den Funktionen der Plattform, die die Arbeitsbelastung der Teams in den Verkaufsstellen berechnen und steuern, verfügt TimeSkipper über ein echtes Know-how im Bereich der Zeitmessung: die Vorgehensweise, die Tools, die Datenverarbeitungskapazität und die Methoden zur Bildung von Durchschnittswerten.
Im Übrigen erfordert die Logik der kontinuierlichen Verbesserung und der Zeitersparnis, der die Unternehmen unterworfen sind, eine regelmäßige Überprüfung der Zeitmessung. Denn die Einheitszeiten müssen an die Entwicklung der Organisation, der Methoden und der technologischen Hilfsmittel angepasst werden, damit die berechnete Arbeitsbelastung immer genau passt und die Wirksamkeit immer optimal ist. Egal, warum Sie eine Zeitmessungskampagne starten wollen, das TimeSkipper-Team begleitet Sie und passt sich den Besonderheiten und der Entwicklung Ihres Unternehmens an.