Einführung
Die Veränderung des Arbeitsverhältnisses hat sich durch die Covid-Krise beschleunigt. Homeoffice und Flexibilität sind heute neue Normen, die von den Mitarbeitenden der Unternehmen mehr Autonomie und Verantwortungsbewusstsein verlangen.
Im Bereich des Handels, wo Präsenz erforderlich ist, um z. B. die Regale aufzufüllen, ist eine solche Organisation schwieriger umzusetzen. Dennoch geben mehr als 50 % der Mitarbeitenden im Verkauf an, ein hohes Maß an Autonomie zu besitzen. Doch diese Wahrnehmung ist eher als „laissez-faire“ ohne Struktur zu verstehen und nicht als ein Management von Autonomie, das Zielerreichung und Weiterentwicklung fördert. Tatsächlich geben zwei Drittel der Führungskräfte im Handel an, überfordert zu sein – aus Zeitmangel, fehlenden Tools und oft unzureichender Ausbildung in der Führung und Überwachung ihrer Teams.
Was genau verstehen wir also unter „Autonomie und Verantwortung“? Und wie können diese Werte in Teams von Abteilungsleiter*innen etabliert werden?
Die Antwort und Lösung liefert TimeSkipper …
I) Handelssektor: Was bedeutet echte Autonomie und Verantwortung?
Autonomie und Verantwortung: Engagement für das Team und die Kund*innen des Geschäfts
Eine Abteilungsleiterin kann als autonom betrachtet werden, wenn er/sie in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen und Aufgaben eigenständig auszuführen, die mit den Kundenerwartungen und den Anforderungen des Geschäfts übereinstimmen. Diese Autonomie bezieht sich auf den eigenen Verantwortungsbereich, beinhaltet jedoch auch eine essentielle Interdependenz der Mitarbeitenden.
Vorausgesetzt, dass die vorrangigen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, kann jeder Mitarbeitende aus dem eigenen Aufgabenbereich heraustreten, um zur gemeinsamen Arbeitslast beizutragen (Reinigung, Regalanordnung, Organisation, Schulung usw.). Im Fachhandel beispielsweise bedeutet Autonomie, dass der Kundenservice stets Vorrang vor den eigenen Aufgaben hat. Das heißt, sich zunächst um den Kunden zu kümmern.
Autonomie bedeutet also die Freiheit, die Organisation und die Mittel zur Erreichung des gemeinsamen Ziels selbst zu bestimmen. Verantwortung wiederum besteht darin, das Ziel zu übernehmen und sich zu verpflichten, es zu erreichen. In diesem Sinne sind Autonomie und Verantwortung untrennbar miteinander verbunden, da die Umsetzung beider Fähigkeiten sowohl Motivation als auch Leistung bei den Mitarbeitenden erzeugt.
Autonomie und Verantwortung: Welche Anforderungen an das Organisationsmodell?
Autonomie und Verantwortung können weder gegeben noch erzwungen werden. Sie müssen unter bestimmten Bedingungen erworben werden:
Die Einstellung des Managers und die Fähigkeit, die Teams zu motivieren
Die Haltung des Managers ist der erste Katalysator für den Wunsch nach Autonomie und Partizipation. In diesem Zusammenhang müssen einige unverzichtbare Voraussetzungen erfüllt sein:- Vertrauen in die Teams haben
- Ein Animationssystem einführen, das Co-Verantwortung fördert
- Die Initiative jedes Einzelnen wahren
Klarheit über die zu erledigenden Aufgaben: Die Mitarbeitenden müssen eine klare Sicht auf die Arbeitsbelastung haben, um „was“ zu erledigen und präsent zu sein, wenn es notwendig ist.
Transparente und reibungslose Kommunikation in Echtzeit zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, basierend auf einer multi-supportfähigen Mobilität für eine „nahtlose“ Interaktion.
Anpassungsfähigkeit: Es bedeutet, die Rolle eines anderen übernehmen zu können, wenn es nötig ist, je nach Anforderungen und betrieblichen Bedürfnissen, wobei die Kompetenzen aller berücksichtigt werden.
Engagement des Einzelnen: Dieses Engagement korreliert mit einem guten Verständnis der Arbeit anderer und einer Co-Verantwortung für das Interesse eines globalen Projekts.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die „echte“ Autonomie und Verantwortung jedes Einzelnen durch seinen Beitrag zur operativen Effizienz des Teams beurteilt wird.
II) Ein Tool zur Unterstützung von Autonomie und Verantwortung für Abteilungsleiter*innen
Die Haltung des Managements ist, wie wir gut verstanden haben, entscheidend für die Übernahme von Autonomie und Verantwortung. Sie muss jedoch unbedingt von einer Steuerung der Teamaktivitäten begleitet werden. Die Nutzung eines Tools stellt für Führungskräfte und Mitarbeitende eine der sichersten Möglichkeiten dar, dies entspannt zu erreichen.
Der Hauptvorteil eines Tools liegt in der Automatisierung der Berechnung der Arbeitsbelastung und deren gerechter Verteilung unter den Mitarbeitenden auf Basis eines Aufgaben- und Zeitreferenzsystems. Der Plan bietet jedem Abteilungsleiter Transparenz über seine Aufgaben, sodass er in der Lage ist, die Verantwortung für den Betrieb seiner eigenen Abteilung zu übernehmen, während er gleichzeitig frei ist, Prioritäten zu setzen, unter Berücksichtigung der Einschränkungen des Geschäfts und seiner Kolleginnen.
Das Tool ermöglicht darüber hinaus die Visualisierung aller zugewiesenen und geteilten Aufgaben, die während der Arbeitszeit erledigt werden können, auch wenn die Mitarbeitenden dachten, dies sei nicht möglich.
Zum Beispiel hat Decathlon ein wöchentlich rotierendes Inventar für einige Produktfamilien pro Abteilung eingeführt, das von den Teams durchgeführt werden muss. In diesem Zusammenhang muss jeder Mitarbeitende eigenständig, abhängig von seinen Prioritäten und verfügbaren Zeiten, zu diesem gemeinsamen wöchentlichen Ziel beitragen. Er oder sie muss auch jederzeit sicherstellen können, dass dieses Ziel im Rahmen der Arbeitszeiten erreicht wird.
In dieser Logik der Interkonnektivität und gegenseitigen Unterstützung trägt die Plattform TimeSkipper dazu bei, die Organisation zu flexibilisieren. Ein Mitarbeitender kann sich beispielsweise zur Verfügung stellen, um zur Erreichung gemeinsamer Aufgaben beizutragen, Unterstützung zu leisten oder die Arbeitslast einer anderen Person bei Überlastung zu übernehmen. Im Rahmen einer Jahresarbeitszeit kann ein Mitarbeitender entscheiden, früher oder später zu beginnen, je nach betrieblichen Bedürfnissen und der Arbeitslast des Teams. In diesem Sinne ermöglicht die Plattform den Mitarbeitenden, sich als Mitverantwortliche im Team zu positionieren, um den reibungslosen Betrieb des gesamten Dienstes zu gewährleisten.
Die Plattform TimeSkipper ist auch ein außergewöhnliches Instrument zur Anerkennung der geleisteten Arbeit dank der Transparenz der Pläne. Der Mitarbeitende wird von seinen Kolleginnen und dem Management geschätzt und anerkannt, was keinen Raum für „ungesagte Dinge“ oder Missverständnisse lässt. Dieses Prinzip ist befreiend und macht die Mitarbeitenden eher bereit, sich in den Prozess von Autonomie und Verantwortung einzubringen und zu verankern.
Abschließend, in einem Rahmen eines inspirierenden Managements, das sich auf ein Tool stützt, gewinnt jeder Mitarbeitende in seiner Position an Gelassenheit und Selbstvertrauen. Abteilungsleiterinnen nutzen das Tool, um sich besser zu organisieren, die Leistung des gesamten Dienstes zu verbessern und vor allem, dies mit Motivation zu tun.
Eine perfekte Darstellung von Autonomie und Verantwortung, die TimeSkipper, ein Aktivitätssteuerungs-Tool, täglich in der Begleitung mehrerer Akteure des Lebensmitteleinzelhandels und des Fachhandels umsetzt.
