Die Arbeitssteuerung, mit der die Arbeit von Teams in optimierten Zeitplänen organisiert werden kann, wurde geschaffen, um die Effizienz in industriellen Produktionsketten zu optimieren, und stellt in den meisten Branchen einen immer deutlicheren Bedarf dar. Das Arbeitsumfeld, die Prozesse, das soziale Verhalten und die Technologien ändern sich ständig und schnell und erfordern eine maßgeschneiderte Anpassung und Reaktionsfähigkeit. Und gerade die Steuerung von Aktivitäten stützt sich auf diese operative Fähigkeit, eine Gleichung zwischen Arbeitsbelastung und -kapazität in Echtzeit auszugleichen.
Aber woraus besteht es wirklich? Wie kann der Einzelhandel von diesem Managementsystem profitieren und welche Tools sollte man verwenden, um es effektiv durchzuführen? Folgen Sie dem Leitfaden!
Zu den Ursprüngen der Aktivitätssteuerung
Die Aktivitätssteuerung hat ihren Ursprung bei Toyota in den frühen 1970er Jahren als Reaktion auf eine Unzulänglichkeit. Denn zu dieser Zeit koordinierten Produktionsmanagement und -planung Daten, die von der Verkaufslogik ausgingen, d. h. von den Lagerbeständen und den Fertigprodukten. Es wird also ein Bedarf an „Maschinenstunden“ errechnet. Wenn diese Stunden aber einmal festgelegt sind, wie wird dann die Tätigkeit auf der Ebene der Produktionslinie oder einer bestimmten Werkstatt organisiert? Um auf diese Problematik zu antworten, deren Ziel es ist, die Produktivität und die Rentabilität zu steigern, wurde die Steuerung der Aktivitäten im Rahmen des Toyota-Produktionssystems oder Toyotismus erfunden.
Es geht darum, eine Arbeitslast zu berechnen und sich zu fragen, wie man die vorhandenen Ressourcen einsetzen wird, um sie zu bewältigen, wobei man sich auf einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung stützt: LEAN. Anders ausgedrückt: mit den vorhandenen Ressourcen besser und mehr oder sogar mit weniger machen. Dies führt zu kürzeren Produktionszeiten und -kosten, dem ständigen Kampf gegen Überproduktion und maximaler Qualität. Ja, alles zur gleichen Zeit! Wie wird das erreicht?
Durch die Lagerverwaltung „just in time“: Die Produktion erfolgt entsprechend der Nachfrage, wobei langfristig ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Daten angestrebt wird. Diese Methode setzt eine kontinuierliche Verbesserung der Produktionsprozesse voraus, um Verschwendung zu vermeiden.
Durch ein ständiges und kollektives Streben nach kontinuierlicher Verbesserung: Gemeinsinn in Verbindung mit der Identifizierung und Nutzung der zur Verfügung stehenden Qualitätsinstrumente, um immer besser zu werden.
Durch die sofortige Berücksichtigung von Problemen und ihre Lösung in sehr kurzen Fristen durch eine „funktions-“ und „kompetenzübergreifende“ Hilfe. Kurz gesagt: Ein Problem im Produktionskreislauf wird erkannt und das gesamte Team macht sich daran, es zu verstehen und zu lösen.
Die Toyota-Aktivitätssteuerung stellt somit ein Effizienzmodell dar, das auf Spitzenleistungen abzielt und gleichzeitig die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Arbeitsorganisation ermöglicht … und damit den Begriff der Verbesserung der Arbeitsbedingungen einführt.
Die Steuerung von Aktivitäten im Einzelhandel
Im Einzelhandel ist die Herausforderung so gewaltig wie der Bedarf. Der Sektor befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel und hat Mühe, die neuen Wachstumshebel zu absorbieren – Umwandlung des Formats und des Konzepts der Verkaufsstellen, Digitalisierung, physische Dienstleistungen, Verbesserung des Kundenerlebnisses -, von denen seine Rentabilität und seine Existenzberechtigung abhängen, angesichts der Konkurrenz durch neue, flexiblere und modernere Vertriebsmodelle. Als Antwort auf diese Herausforderungen und ebenfalls auf der Grundlage der LEAN-Methode richtet sich die Aktivitätssteuerung natürlich an den Lebensmitteleinzelhandel, taucht aber zunehmend auch im Facheinzelhandel auf. Es ist notwendig, die richtigen Personen zur richtigen Zeit für die Beratung einzusetzen, um besser und mehr zu verkaufen, aber auch um die wirtschaftlichen Zwänge – die üblichen Aufgaben und das, was noch zu tun ist – zu erfüllen und den immer höheren Ansprüchen der Kunden gerecht zu werden.
Wie in der Industrie wird auch im Einzelhandel versucht, nicht wertschöpfende Maßnahmen zu unterbinden, die zu Überlastung oder unregelmäßigen Ergebnissen aufgrund ungeeigneter Prozesse führen, oder die während der Arbeitszeit nicht eingesetzt werden können. Es geht also darum, die Tätigkeit während der Arbeitszeit optimal zu organisieren, indem man schlecht genutzte Zeiten identifiziert und einfängt, um Qualität, Effizienz und Produktivität zu steigern. Genau wie in der Produktion gilt auch hier: Null Verschwendung ist das Gebot der Stunde!
In ähnlicher Weise beantwortet die Steuerung von Aktivitäten im Einzelhandel Fragen wie „Wer macht was während der Arbeitszeit?“, „Wie lange dauert jede Aufgabe?“, „Welche Prioritäten gibt es?“ oder „Wie kann man die Arbeitslast gerecht verteilen?“. Die Schwierigkeit bei dieser Art der Mitarbeiterführung im Einzelhandel liegt in der Variabilität der Arbeitsbelastung: Sie muss berücksichtigt werden, indem man auf „null falsch genutzte Zeit“ abzielt, d. h. man muss in der Lage sein, auf die Variabilität der Arbeitsbelastung in Echtzeit zu reagieren. Das Wort ist gefallen, die Aufgabe ist nicht einfach und man kann sich leicht darin verlieren. Ohne Hilfsmittel geht es übrigens nicht.
Die Aktivitätssteuerung nach Timeskipper
Ähnlich wie im Produktionsmanagement, wo es an einem Werkzeug fehlte, mit dem die täglichen Betriebsaktivitäten nach Produktionslinien oder Werkstätten kalkuliert werden konnten, bestand auch im Vertrieb ein ähnlicher Bedarf an Feldanpassungen. In der Tat schien es notwendig zu sein, die Aktivitäten feiner zu organisieren, Sektor für Sektor, im Rahmen von Zeitplänen, die durch Workforce-Management-Tools berechnet wurden. In gewisser Weise wurde das Workforce Management für den Einzelhandel das, was das Produktionsmanagement für die Industrie ist! Aus diesem Grund hat Timeskipper eine Plattform zur Steuerung der täglichen Aktivitäten geschaffen, die die Werkzeuge des Workforce Management ergänzt.
Timeskipper hat also das Konzept der Aktivitätssteuerung in den Einzelhandel eingeführt und die Frage „Was tun mit den Anwesenden?“ beantwortet. : Es geht darum, Aufgaben mit einem operativen Zeitraster zu definieren, die jeder Person entsprechend ihrer Prioritäten zugewiesen werden. Ein Kinderspiel? Nicht wirklich.
Einerseits können diese Aufgaben unterschiedlicher Natur sein – vorrangig, obligatorisch, zeitgebunden oder dem freien Willen des Managements überlassen – und müssen in eine Rangfolge gebracht werden. Andererseits ist es unerlässlich, die Kriterien, die diese verschiedenen Aufgaben beeinflussen, genau zu kennen, wie z. B. Daten im Zusammenhang mit Produktlieferungen und der Belebung des Geschäfts und Daten im Zusammenhang mit Kundenströmen und Produktverkäufen… Wie soll man sonst die für ihre Erledigung erforderliche Zeit berechnen und bei der Verteilung der Arbeitslast genau und fair sein?
Dank seiner Plattform ermöglicht Timeskipper die Modellierung der Organisation unter Berücksichtigung aller branchenspezifischen Geschäftszwänge, der Prioritäten und der Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters sowie die Berücksichtigung von Daten in letzter Minute, um Produkt- und Kundenströme, aber auch die Anwesenheitszeiten in Echtzeit zu aktualisieren. Ressourcen werden durch die Integration der aktuellsten Informationen und Prognosen viel feiner und genauer verwaltet. Auf diese Weise ist es möglich, dem durch Geschäftsschwankungen verursachten Bedarf an Reaktionsfähigkeit gerecht zu werden und langfristige organisatorische Entscheidungen zu treffen.
Letztendlich ist die Verwaltung von Werkstätten in der Produktion heute ein Standard, aber die Steuerung der täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter im Einzelhandel sollte sich als grundlegendes Element der Organisation des Einzelhandels etablieren.
Die Steuerung der Aktivitäten führt nicht nur zu einer globalen Vision, die sich auf die Reduzierung von Kosten und Fristen konzentriert, sondern auch zur Entwicklung eines Ansatzes vor Ort, der den wirklichen Schwierigkeiten der Mitarbeiter am nächsten kommt. Die Nutzung der Timeskipper-Plattform ermöglicht es, weit über die bloße Zeitersparnis und die Steigerung der Rentabilität durch Zeitausgleich hinaus zu denken. Die Kommunikation ist transparent, jeder weiß, was er zu tun hat, und entwickelt seine Autonomie sowie seine Kompetenzen „in einer Atmosphäre und bei weniger angespannten Arbeitsabläufen“ … Bis heute ist es undenkbar, wirtschaftliche Effizienz und gute Arbeitsbedingungen durch die Einbeziehung der Mitarbeiter zu kombinieren, wenn die Tätigkeit nicht gesteuert wird. Die Baustelle bleibt also offen, aber Timeskipper hat bereits einen großen Schritt getan!
