Einführung
Die Übernahme eines Geschäfts ist oft das Projekt eines ganzen Lebens. Doch wenn dies nicht gut vorbereitet ist, kann dieser Traum schnell zum Albtraum werden. Um das zu vermeiden, ist es entscheidend, die wichtigsten Schritte der Übernahme zu beherrschen und die verfügbaren Handlungsspielräume zu verstehen, die das Geschäft hat, um sowohl die Rentabilität als auch das Kundenerlebnis zu verbessern. Dank seiner Expertise in der Organisation von Geschäften und seinem Tool zur Arbeitslaststeuerung stellt Ihnen TimeSkipper die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung, um dieses Abenteuer mit Zuversicht anzugehen.
I) Schritt 1: Verstehen, worauf Sie sich einlassen
Vor allem ist es wichtig zu verstehen, wie das Geschäft organisiert ist – wer macht was, wann, wie und wie lange dauert es. Diese Aufgabe kann entmutigend erscheinen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie vorgehen sollen. Doch mit einem Tool zur Arbeitslaststeuerung wird die komplexe Aufgabe, die Sie erwarten könnten, deutlich einfacher.
Ausgehend von der aktuellen Organisation des Geschäfts, mit Kenntnis eines typischen Tages, der Kompetenzen und Aufgaben jedes Mitarbeiters sowie der verschiedenen Produkt- (Pakete, Bestellungen, Click and Collect, Rollcontainer …) und Kundenflüsse, ist es einfach, die Organisation des Geschäfts für die kommenden Monate vorherzusehen, ohne zunächst Änderungen vorzunehmen.
Auf einen Blick können Sie die tägliche Organisation nach Mitarbeiter und Zeitraum einsehen. Sie verstehen schnell, worauf Sie sich einlassen, und beginnen, mögliche Verbesserungen zu erkennen.
Zusätzlich ermöglicht die Modellierung der Geschäftsorganisation, zu erkennen, ob die Arbeitslast gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt ist, wo es Verfügbarkeiten und Überlastungen gibt.
Mit dieser Einschätzung kann nun die Analyse Ihrer Handlungsspielräume beginnen.
II) Schritt 2: Ihre Handlungsspielräume kennen
Das Hauptziel ist es, herauszufinden, ob Sie die richtige Anzahl von Personen für die zu erledigende Arbeitslast haben oder ob die aktuellen geplanten Stunden der aktuellen Arbeitslast Ihres Geschäfts entsprechen.
Dies führt uns zu der Idee, die Auslastungsrate der Teams zu maximieren, d. h. die Gleichung zwischen Arbeitslast und Kapazität unter Berücksichtigung der Produkt- und Kundenflüsse auszugleichen.
Durch dieses Vorgehen können Sie folgende Fragen beantworten:
- Sollte ich die Gerechtigkeit in der Verteilung der Arbeitslast verbessern?
- Verbringe ich genügend Zeit mit Aufgaben, die für den Kunden einen hohen Mehrwert haben? Gibt es Aktivitäten, die ich entwickeln könnte, um der Konkurrenz entgegenzutreten, und wenn ja, habe ich die nötigen Stunden?
- Kann ich Personalkosten einsparen, wenn meine Arbeitslast optimiert ist?
Zusammengefasst besteht das Ziel darin, die geeignete Organisation für mein Geschäft zu identifizieren, darin, ungenutzte Zeit zu erkennen. Dazu zählen verfügbare Stunden, überlastete Stunden oder ein „Übermaß“ an Stunden, die für Aufgaben mit geringem Mehrwert für den Kunden aufgewendet werden.
Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie diese ungenutzten Stunden erfasst werden können.
III) Schritt 3: Umsetzung der Korrekturmaßnahmen
Um jede Arbeitsstunde sinnvoll zu gestalten, brauchen Sie die richtige Anzahl an Personen und die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Um dies zu erreichen, wird empfohlen, die folgenden Schritte in der richtigen Reihenfolge durchzuführen:
1) Sicherstellen, dass die Arbeitslast gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt ist
Wenn einige Mitarbeiter überlastet sind, während andere unterbeschäftigt sind, muss eine Anpassung der Arbeitslast erfolgen. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter zwei verfügbare Stunden hat, während ein anderer seine Arbeitslast des Tages nicht bewältigen kann, wird die Aufgabe des überlasteten Mitarbeiters an den verfügbaren übertragen, sofern dieser dazu in der Lage ist.
Wenn nach dieser Anpassung noch immer Überlastungen bestehen, die von verfügbaren Mitarbeitern nicht aufgefangen werden können, muss die Zuweisung von Aufgaben oder Rollen der betroffenen Mitarbeiter überprüft werden.
2) Sicherstellen, dass für jede Art von Aufgabe die erforderliche Zeit aufgewendet wird
In dieser Phase ist es wichtig zu überprüfen, dass die Teams genau die richtige Zeit für jede Aufgabe aufwenden, je nach ihrem Mehrwert für den Kunden.
Wenn ich feststelle, dass Aufgaben wie Warenpräsentation, Beschilderung oder Etikettierung schlecht ausgeführt sind, bedeutet das, dass einige grundlegende Dinge, die den Kunden verärgern könnten, nicht berücksichtigt werden. Es wird daher notwendig sein, zusätzliche Zeit für diese Aufgaben einzuplanen, um das Erscheinungsbild des Geschäfts und das Kundenerlebnis zu verbessern.
Ein weiterer Fall: Wenn ich feststelle, dass bei hoher Kundenzahl nicht genug Personal auf der Verkaufsfläche vorhanden ist, um Kunden zu betreuen und zu beraten, habe ich zwei Optionen: die Reihenfolge der Aufgaben zu reorganisieren oder die Arbeitszeiten anzupassen, sodass eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitern auf der Verkaufsfläche vorhanden ist.
Diese Überlegungen sollten auf alle Aufgaben im Geschäft angewandt werden.
Schließlich, wenn ich eine neue Aktivität wie einen Drive-Service entwickeln möchte, weil Konkurrenten in der Nähe diesen anbieten, kann ich mithilfe eines Tools zur Arbeitslaststeuerung den erforderlichen Stundenumfang für diese neue Aktivität bewerten. Durch die Identifizierung ungenutzter Stunden (verfügbare oder für Aufgaben mit geringem Mehrwert aufgewendete Stunden) kann ich wissen, wie viele Stunden für diese neue Aktivität ohne Beeinträchtigung des Kundenerlebnisses umverteilt werden können, und ich weiß auch, ob zusätzliche Einstellungen erforderlich sind und, wenn ja, wie viele.
3) Verfügbare Stunden einsparen
Mit TimeSkipper kennen Sie nun das richtige Maß an Personal, das erforderlich ist, um die kontinuierliche Arbeitslast zu bewältigen. Sie können leicht die Anzahl der benötigten Verträge identifizieren. Wenn die Arbeitslast saisonal oder an verschiedenen Wochentagen stark variiert, können Sie bestimmen, welche Art von Vertrag Sie benötigen (Kurzzeitverträge, Teilzeitverträge usw.). Wenn das Team überdimensioniert ist, können Sie entscheiden, Kurzzeitverträge nicht zu verlängern.
Auf diese Weise kontrollieren Sie die Personalkosten, während Sie sicherstellen, dass die Arbeitslast im Geschäft bewältigt wird und das Kundenerlebnis erhalten bleibt.
Schlussfolgerung
Die Übernahme eines Geschäfts, ein lebenslanges Projekt, kann mit der richtigen Strategie und den richtigen Werkzeugen zum Erfolg werden. TimeSkipper bietet eine klare Sicht auf die Organisation und das Management der Arbeitsstunden, was es ermöglicht, die Leistung der Teams zu maximieren und ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten. Indem Sie Ihre Handlungsspielräume kennen und die Ressourcenzuweisung kontinuierlich anpassen, stellen Sie eine tadellose operative Effizienz sicher.