Las tiendas estacionales, como aquellas situadas en balnearios o en estaciones de montaña, suelen experimentar picos de actividad generalmente en las mismas épocas del año. Estos aumentos en la afluencia pueden representar, para algunos negocios, hasta el 60% de su facturación anual.
Sin embargo, absorber esta fuerte afluencia sin perder ni una pizca del potencial de facturación ni el equilibrio económico requiere adaptar adecuadamente la organización del trabajo.
Son muchos los parámetros que hay que tener en cuenta, lo cual exige una visión clara… Y, sobre todo, supone ser capaz de medir y gestionar la carga de trabajo adicional estacional (flujo de clientes y productos) para aprovechar plenamente la ola de las temporadas altas.
¡Y esto llega justo a tiempo, porque es precisamente lo que le proponemos en este artículo!
Entonces, ¿está listo? ¡Icemos anclas, desplegamos velas y ponemos rumbo al cabo de la «estacionalidad»!
I) ¿Qué entendemos por picos de actividad?
Definición
Los picos de actividad son períodos en los que la carga de trabajo de una empresa, un departamento o un equipo experimenta un aumento significativo respecto a su nivel habitual. Generalmente, estos picos generan un volumen considerable de facturación, siendo importante aprovecharlos eficazmente.
Existen dos tipos de picos de actividad:
Los picos anticipados:
Los picos cíclicos: aquellos que se repiten cada año en las mismas fechas.
Los picos relacionados con acciones comerciales o de marketing, como lanzamientos de productos.
Otros picos, sin embargo, son menos predecibles, especialmente aquellos vinculados a fenómenos meteorológicos o situaciones de crisis.
¿Cómo afectan los picos de actividad al sector retail?
Durante estos períodos, los retailers deben gestionar una afluencia significativa de clientes, lo que genera un volumen más alto que la media en mercancías, asesoramiento y, por tanto, ventas.
También deben enfrentar una rotación de productos mucho más rápida, especialmente en el sector alimentario. Por ello, resulta imprescindible prever correctamente el nivel de existencias y reponer los estantes a una velocidad relámpago.
Asimismo, los pedidos online aumentan en todos los canales (drive, click & collect…), lo cual requiere adaptar tanto las franjas horarias como los recursos destinados a su preparación.
Finalmente, el volumen de asesoramiento en la venta también incrementa. Por lo tanto, es necesario ajustar la presencia de vendedores a estos nuevos flujos de clientes.
II) ¿Cómo anticipar y gestionar los picos de actividad?
Ser consciente de las trampas habituales que hay que evitar
Antes de conocer las claves para gestionar los picos de actividad, es importante que tenga en cuenta ciertos errores recurrentes.
Primero, nunca subestime la importancia de una previsión precisa y rigurosa de la carga de trabajo. Una estimación aproximada puede acarrear graves consecuencias en términos de costes, satisfacción del cliente y bienestar de los equipos.
Segundo, anticípese a las necesidades de formación de los nuevos empleados temporales: una integración eficaz garantiza una rápida adquisición de competencias y limita el impacto operativo negativo.
Tercero, aunque la actividad sea intensa durante los picos de actividad, es fundamental no descuidar los principios básicos de la gestión para mantener a su equipo motivado y unido.
Por último, mantenga siempre un ojo en la evolución real de su actividad, comparándola con las previsiones iniciales, para poder adaptar rápidamente sus acciones si es necesario.
¡Pasada la teoría, ahora pasemos a la práctica!
Prever el aumento y la disminución de la carga de trabajo
Para evitar caer en estas trampas, TimeSkipper ha diseñado una nueva herramienta de simulación de carga. Esta herramienta le permite, en pocos minutos, establecer con precisión la carga de trabajo a la que se enfrentará su tienda. También podrá visualizar el aumento y la disminución progresiva de esta carga.
Para obtener estas previsiones, deberá seguir tres pasos:
Paso 1: formular hipótesis
En esta primera etapa, la herramienta le pedirá que estime un porcentaje de aumento para sus períodos de picos de actividad.
Podrá realizar estas previsiones a nivel de tienda o a un nivel más detallado, es decir, por sección o incluso por familia de productos (por ejemplo: los helados en verano).
Tras un año de uso, con el registro de los planes de carga real, la herramienta estará en condiciones de proponerle directamente las hipótesis adecuadas. Posteriormente, usted tendrá la posibilidad de modificarlas según sus necesidades.
Paso 2: estimar un volumen de carga de trabajo durante los momentos de picos
Una vez establecidas estas hipótesis, resulta fácil anticipar el aumento y la disminución de la carga en la tienda, semana a semana, día a día y hora a hora. Es incluso posible que algunos días habitualmente tranquilos se conviertan, en períodos de pico, en aquellos con mayor carga de trabajo.
Al integrar sus hipótesis en la herramienta, esta calcula automáticamente la carga de trabajo futura, y lo hace a todos los niveles: tienda, sección, familia de productos.
Este cálculo se basa en un referencial de tiempos y tareas elaborado por TimeSkipper a partir de cronometrajes realizados sobre el terreno. Así, usted obtiene una visión precisa del volumen de trabajo para toda la temporada, semana a semana, día a día y hora a hora. Podrá visualizar fácilmente el aumento y la disminución de la carga de su tienda durante las fuertes variaciones de actividad.
Paso 3: adaptar la adecuación entre carga de trabajo y capacidad
Una vez realizada la previsión, le resulta sencillo identificar los momentos en los que será necesario un refuerzo: TimeSkipper calcula para usted el número de horas necesarias por semana y por día para absorber la carga de trabajo.
¿Cómo procede?
TimeSkipper calcula, semana a semana y día a día, la carga de trabajo que se debe absorber.
Luego deduce el volumen horario correspondiente a los equipos permanentes.
Lo que queda representa la necesidad en horas adicionales para el período.
Así, los managers conocen con precisión el número ideal de colaboradores temporales necesarios, el tipo de contrato (contrato temporal, trabajadores de temporada, contratos de trabajo temporal) y la duración óptima de cada contrato. Esta gestión detallada permite evitar tanto los costes adicionales de una plantilla sobredimensionada como las pérdidas potenciales debidas a una escasez temporal de personal.
III) Preservar el compromiso de los equipos es crucial
Mantener a sus equipos comprometidos y eficaces durante los picos de actividad no se puede improvisar. El ritmo se acelera, los puntos de referencia habituales se ven alterados y nuevos colaboradores, a menudo temporales o de temporada, vienen a reforzar los equipos. En este contexto, el mantenimiento de buenas prácticas de gestión es más esencial que nunca.
Primera regla: anticipar
Es estratégico prever, al inicio del período, una base de colaboradores formados. Su presencia facilita la integración de los nuevos reclutas, asegura una rápida transmisión del saber hacer y crea un entorno tranquilizador en un contexto de alta presión.
Segunda regla: fomentar la cohesión
El éxito del período depende de la capacidad de crear una verdadera sinergia entre los equipos permanentes y los temporales. TimeSkipper permite gestionar la carga de trabajo de manera equitativa, haciendo visible la distribución de las tareas y los objetivos asociados. Esto facilita no solo la colaboración, sino también la comprensión mutua de los roles de cada uno.
Tercera regla: gestionar de cerca y con benevolencia
Gracias a la actividad de briefing estructurada por TimeSkipper, usted puede comunicar eficazmente las prioridades del día y los retos que afrontar, al mismo tiempo que crea un momento de intercambio regular. También es una oportunidad para tomar el pulso de los equipos y ajustar la organización si es necesario.
Finalmente, valorar los esfuerzos, sean pequeños o grandes, permite reforzar la motivación y mantener una dinámica colectiva positiva — esencial para afrontar este «gran esfuerzo» en las mejores condiciones.
Conclusión
Dominar los picos de actividad es un desafío crucial para garantizar la calidad de la atención al cliente y mantener los equilibrios económicos. Sin embargo, esto se basa en la correcta aplicación de los fundamentos del management, que permite una buena integración entre los equipos permanentes y los temporales.
Con la ayuda de una herramienta llave en mano como TimeSkipper, las empresas pueden ahora anticipar, organizar y optimizar sus períodos de alta actividad, mejorando así su rentabilidad, reforzando la satisfacción de sus clientes y preservando el bienestar y el compromiso de sus equipos.
